Slimme planning voor Perspectief: van twee maanden puzzelen naar automatisch plannen

Over het project

Voor Perspectief, een landelijke arbodienst, hebben we het planningsproces van trainingen volledig geautomatiseerd. Perspectief organiseert regelmatig opleidingen voor hun medewerkers, om hun kwaliteit en vakkennis op peil te houden.

Tot vorig jaar werd dit planningswerk volledig met de hand gedaan. Dat was een enorm tijdrovende klus: het inplannen van alle trainingen kostte jaarlijks ongeveer twee maanden. Er moesten immers veel verschillende beperkingen in rekening worden gebracht: docenten, locaties, deelnemers, beschikbaarheden, volgordes van trainingen, enzovoort.

De uitdaging

Het handmatig plannen van trainingen bleek niet schaalbaar. Elke wijziging in beschikbaarheid of trainingsdata zorgde ervoor dat een groot deel van de planning opnieuw moest worden bekeken. Er waren te veel combinaties en afhankelijkheden om dit efficiënt met Excel of handwerk te blijven doen.

Onze aanpak

We hebben de bestaande planningsregels van Perspectief vertaald naar constraints — harde en zachte beperkingen die een solver kan gebruiken om automatisch een geldige planning te berekenen.

De input voor de solver wordt geleverd via een Excelbestand, waarin onder andere staat:

Een lijst van alle trainingen die ingepland moeten worden
De mogelijke trainers per training
De herkomst van de deelnemers, zodat de meest logische locatie kan worden gekozen
De beschikbaarheid van trainers en locaties
De gewenste volgorde of voorkeursdatums van de trainingen

Met deze gegevens kan de solver automatisch een oplossing vinden die aan alle voorwaarden voldoet.

De oplossing

De output van het systeem is een planning waarin:

Elke training een beschikbare trainer krijgt toegewezen
De training op een geschikte locatie plaatsvindt
Er rekening wordt gehouden met de volgorde van trainingen en voorkeuren
Alles direct klaar is om in de agenda te worden gezet

Het resultaat is een volledig automatisch gegenereerde opleidingsplanning, die binnen enkele minuten klaar is.

Het resultaat

Wat eerder twee maanden handmatig puzzelen was, is nu een taak van minuten geworden. De medewerkers van Perspectief kunnen zich nu richten op de inhoud van de trainingen, in plaats van op het plannen zelf.

Door de Cahido Planning API te gebruiken, konden we hun bestaande processen behouden — de input blijft Excel — maar de planning zelf verloopt nu volledig automatisch.

Reflectie

Het project bij Perspectief laat goed zien hoe krachtige algoritmes en praktische tools samen kunnen werken. Door bedrijfsregels en planningslogica te vertalen naar constraints, ontstaat er een flexibele oplossing die blijft werken, ook als de organisatie groeit of regels veranderen.